Tus emails deben ser lo más competente posibles, por eso te ofrecemos estos 11 consejos para escribir correos electrónicos profesionales.
Los correos electrónicos ocupan una parte significativa en nuestra jornada laboral.
un 28% de la semana estamos leyendo y respondiendo emails
Según un reciente estudio de la Corporación Internacional de Dato, los trabajadores pasan un 28% de su semana leyendo y respondiendo emails.
Desde la década de los 90 el correo electrónico se ha generalizado y el mundo de los negocios ha cambiado por completo utilizando más que nunca esta herramienta virtual.
La manera de trabajar en la actualidad es de forma rápida y eficaz, pero lo que no podemos olvidar son las normas sociales, que van ligadas a cualquier forma de comunicación.
En este nuevo post te traemos algunas normas para que sepas lo que se debe y no se debe hacer según las reglas de etiqueta, en correos electrónicos.
Escribe un asunto claro
Cientos de mensajes se almacenan en nuestra bandeja de entrada, llegando incluso a obstruirla. Es por eso, que cuanto más claro sea tu asunto, más posibilidades tendrás de que lo lean.
Debes ser específico, por ejemplo si vas a mandar un documento a alguien, escribe: “Propuesta adjunta de Welink, Espacio Coworking”
No olvides tu firma
Este es uno de los puntos más importantes.
Los correos tiene que tener una firma que le diga al destinatario quién eres y cómo pueden contactar contigo.
Para que te sea más fácil, puedes configurarlo y el sistema colocará automáticamente al final de cada correo tu firma.
Debes incluir toda la información de contacto para facilitarle al destinatario de tu mensaje todos estos datos.
Usa un saludo profesional
En correos electrónicos profesionales no se debe nunca usar un; “¡Hola!” o “Eh, ¿qué pasa?” . Recuerda que estás trabajando y estos saludos tienen que ser lo más profesional posible.
Debes intentar usar un simple, “Hola”, pero sin ningún signo de exclamación, y para hacerlo más profesional escribe el nombre del destinatario, por ejemplo, Estimado/a…
Usar el nombre de la persona a la que te estás dirigiendo es lo más apropiado para los encabezados.
No uses el humor
Usar el humor en los correos electrónicos no es buena idea.
Lo que tú piensas que es gracioso, tiene muchas posibilidades de ser malinterpretado por la otra parte.
Recuerda que tu destinatario no puede oír el tono de tu voz ni ver tus expresiones faciales.
Corrige tu mensaje
La ortografía y la gramática en un correo electrónico es muy importante.
Puede que te vean como alguien descuidado, poco riguroso e incluso un poco ignorante si en tu mensaje descubren erratas.
Antes de enviar tu email repasa y comprueba el mensaje en general.
No asumas que el destinatario sabe sobre lo qué estás hablando
Intenta facilitarle en la medida de lo posible a tu destinatario toda la información que puedas.
Copia y pega info. de emails anteriores si hace falta.
El hecho de que tu destinatario tenga que volver atrás para repasar el contenido puede causarle frustración y tiempo, tiempo que desconocemos si lo tiene.
Responde a todos los correos
Todo el mundo tiene el derecho de saber que has recibido su mensaje.
Emplea unos minutos para responder y hacer saber a los destinatarios que han empleado tiempo en ti, que te ha llegado su correo electrónico.
No te apresures
Antes de responder piénsalo.
Nunca envíes un correo enfadado y evita dar respuestas apresuradas.
Dedícale tiempo a tus mensajes antes de enviarlo y si tienes que responder más tarde hazlo, y cuando estés más calmado o hayas pensado bien lo que quieres responder, contéstale.
Mantén tu material privado como tal
Compartir correos es muy fácil y a veces se convierte en un arma de doble filo.
Es aconsejable compartir información delicada en persona o por teléfono.
Si no te queda otro remedio para enviar esa información, avisa antes a tu destinatario y adviértele que recibirá información privada.
Revisa el mail antes de enviarlo
Antes de enviar un correo, léelo y revísalo. Puede marcar la diferencia entre que consiga su propósito o no.
No abuses de los signos de exclamación
Olvídate de mandar correos con mayúsculas o signos de exclamación, no son apropiados en mensajes profesionales.
Se puede aceptar si conoces al destinatario muy bien y tienes mucho confianza.
Puede que al principio te cueste un poco poner en práctica estos consejos , pero con el paso del tiempo podrás ver que tus mails son más respetados, llegando a tratarte como un auténtico profesional.
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